Inwentaryzacja cmentarza staje się coraz bardziej ceniona wśród instytucji, które opiekują się cmentarzami komunalnymi i parafialnymi. Jest to proces, który pozwala na ustalenie sytuacji, jaka występuje na cmentarzu. Z jakich etapów składa się inwentaryzacja oraz dlaczego warto ją przeprowadzić? Na te i inne ważne pytania, odpowiadamy na łamach poniższego artykułu.
Co to jest Inwentaryzacja?
Jest to proces, który polega na wykonaniu czynności, a ich efektem jest szczegółowy spis poszczególnych elementów wchodzących w skład cmentarza. Inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu faktycznego dla wszystkich składników majątkowych cmentarza oraz pozwala uzupełnić braki, które mogły pojawić się przez lata użytkowania. Różnice mogą wynikać z dwóch głównych powodów:
- zmian naturalnych, które wynikają z upływu czasu – powstają uszkodzenia pomników,
- błędów popełnionych przez pracowników cmentarza na przestrzeni lat (pomyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach).
Jakie są cele inwentaryzacji?
Głównym celem inwentaryzacji jest wprowadzenie danych osób pochowanych i grobów, dysponentów oraz opłat do systemu Interaktywny Administrator Cmentarzy. Pozwala on usystematyzować ważne informacje.
Jak wygląda proces inwentaryzacji cmentarza?
Sama inwentaryzacja składa się z kilku etapów. Są one określone względem prac, które będą realizowane oraz produktów końcowych, jakie otrzyma administrator.
Etap 1. Przygotowanie
Obejmuje szereg czynności, które są związane z kwestiami formalnymi i organizacyjnymi. W tym czasie zostaje przygotowany harmonogram inwentaryzacji, dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz zebranie sprzętu potrzebnego do przeprowadzenia spisu z natury.
Etap 2. Rozpoznanie terenu i analiza dokumentacji polegają na:
- Ustaleniu z administratorem, jaka będzie przyjęta numeracja na cmentarzu
- Ustaleniu czy istnieje dokumentacja dodatkowa w postaci ksiąg, dzienników i innych zapisów. Jeśli zdecydujemy się na użycie dokumentacji, to musimy jeszcze pomyśleć czy dokonamy jej cyfryzacji.
- Stworzeniu dokumentacji terenowej, w tym fotograficznej grobów oraz zdjęć dokumentów.
Etap 3. Stworzenie i import bazy danych do systemu. Powstanie uzupełnionego systemu IAC oraz wyszukiwarki Grobonet.
- Na podstawie materiałów terenowych oraz dokumentacji zostaje wykonana interaktywna mapa, która zawiera wszystkie elementy infrastruktury cmentarnej. Dodatkowo administrator w programie może edytować dane pola lub nanosić w przyszłości nowe groby.
- Wpisanie informacji, które zostały pozyskane w pierwszym etapie i stworzenie bazy danych osób pochowanych.
- Importowanie bazy danych do systemu Interaktywny Administrator Cmentarzy (IAC)
- Przyporządkowanie danych w IAC o osobach pochowanych dla każdego grobu, który znajduje się na mapie.
- Dodatkowo, jeśli posiadamy dane, możemy uzupełnić informacje o dysponencie danego grobu, dacie ważności oraz jaki jest status płatności.
- Utworzenie strony internetowej z wyszukiwarką osób pochowanych Grobonet dla danego cmentarza, która następnie jest zsynchronizowana z bazą danych ogólnopolskiej wyszukiwarki Grobonet.com.
Etap 4. Szkolenie z systemu IAC
Przeprowadzenie szkolenia w formie zdalnej lub stacjonarnej z obsługi systemu IAC dla administratora oraz osób, które będą pracować z programem.
Etap 5. Zakończenie inwentaryzacji – oddanie protokołu
Ostatnim etapem inwentaryzacji jest formalne zakończenie projektu i sporządzenie protokołu przekazania. Zebrane informacje w trakcie inwentaryzacji, powinniśmy wykorzystać w celu poprawienia pracy związanej z zarządzaniem cmentarzem.
Dodatkowo inwentaryzację można wzbogacić o:
- dodanie oznaczeń sektorowych oraz tablicy informacyjnej z planem cmentarza i regulaminem,
- wirtualny spacer, który przenosi użytkownika na terenie cmentarza. Dzięki temu może zobaczyć interesujący go pomnik oraz jego otoczenie.
Korzyści z przeprowadzenia inwentaryzacji:
- dołączasz do Grobonet.com czyli ogólnopolskiej wyszukiwarki osób pochowanych, dzięki której Wasz Grobonet jest wyżej pozycjonowany w wyszukiwarce i tym samym umożliwia dotarcie do większej liczby osób.
- system IAC porządkuje dane i ułatwia prowadzenie dokumentacji cmentarnej
- szybko otrzymujesz informacje, które są Ci potrzebne do zarządzania wolnymi miejscami i rezerwacjami
- masz możliwość pozyskania dodatkowych środków finansowych, które wynikają z egzekwowania zaległych opłat za groby,
- otrzymujesz system, który umożliwia ciągłą aktualizację bazy danych osób pochowanych, wprowadzanie nowych grobów i dokumentacji finansowej
- na bieżąco możesz kontrolować jakości pracy osób, które zarządzają cmentarzem
- zwiększasz trwałości i jakości przechowywania dokumentacji cmentarnej
- w razie zmiany administratora lub pracownika, przeszkolenie nowej osoby zajmie 2 godziny. Po tym czasie osoba może od razu przystąpić do pełnienia obowiązków
- system odciążą Cię w obowiązkach, ponieważ informuje za Ciebie zainteresowanych dysponentów o płatnościach i lokalizacjach grobów
- Grobonet pozwala dysponentom i płatnikom na zdalne opłacenie grobów
- osoby starsze lub przebywające za granicą mogą odwiedzić groby swoich bliskich
- Systemy są zgodne z ustawą o przechowywaniu danych osobowych i ich przetwarzaniu oraz RODO. Spełniają wszystkie wymogi bezpieczeństwa
Sprawdź wybrane realizacje
- Link do Grobonetu parafii pw. Wszystkich Świętych w Białymstoku,
- Link do Grobonetu cmentarza komunalnego w Maszewie