Wyzwaniem dla wielu administratorów, którzy pracują na cmentarzu jest uzupełnianie dokumentacji o dane dysponentów grobów. Dodatkowo baza ta musi być stale aktualizowana i weryfikowana. Kontakt z opiekunami grobów znacznie ułatwia administratorom cmentarzy prace związane z windykacją należnych opłat za groby. Jest również konieczny do przeprowadzenia spraw związanych z pogrzebami i tzw. dochowaniami do istniejących grobów na cmentarzu.
Obawy przed aktualizacja danych dysponentów na cmentarzu
Administratorzy mają obawy, że zbieranie tych danych może sprawiać trudności i dodatkowe kłopoty. Najczęściej zadawane pytania to:
- Czy można pobierać opłaty za groby od osób nie będących dysponentami?
- Czy akcja zbierania danych nie spotka się ze złym odbiorem społecznym?
- Czy damy radę przeprowadzić tę aktualizację naszymi zasobami ludzkimi?
Pomimo tych obaw wiele cmentarzy skutecznie zorganizowało aktualizację danych dysponentów połączoną z pobraniem zaległych opłat.
Czy administrator cmentarza może pobierać opłaty za groby od osób, które nie są dysponentami?
Administracje cmentarzy z reguły dzielą osoby zgłaszające chęć wniesienia opłaty za dzierżawę grobu na dysponentów i płatników (tzw. opiekunów). O tym czy dana osoba jest dysponentem, czy może tylko płatnikiem pisaliśmy w poprzednim artykule. Większość administratorów przyjmuje, że:
- dysponent to osoba mająca prawo do dysponowania grobem,
- płatnik (czasami zwany opiekunem, klientem) to osoba, która może opłacić kolejną dzierżawę grobu, nie mająca praw dysponenta.
Większość administracji uważa, że można pobierać opłaty za prolongaty dzierżawy grobów od osób nie będących dysponentami.
Przeczytaj także o tym, dlaczego warto zbierać dane dysponentów grobu
Metody i procedury dotyczące gromadzenia danych na cmentarzu
Gromadzenie danych płatników
Jeżeli chodzi o zbieranie danych płatników to wszystkie sposoby wydają się dobre (mailowo, pocztą, osobiste doręczenia). Preferujmy te działania, które nie angażują administratora cmentarza, czyli zbieranie danych drogą elektroniczną.
Gromadzenie danych dysponentów
Jeżeli chodzi o dane dysponentów grobu to każdy cmentarz ma swoją procedurę, którą wdraża po otrzymaniu dokumentu: drogą mailową, pocztą, osobiste doręczenia. Należy poinformować dysponentów, że przesłanie danych to nie koniec procesu i jakie następne kroki zostaną podjęte. Najlepiej dołączyć te informacje już na deklaracji dysponenta/płatnika.
Technologia pomaga administratorom cmentarzy
Na rynku istnieją systemy informatyczne, takie jak Interaktywny Administrator Cmentarzy (IAC), który skutecznie i efektywnie pomaga administratorom cmentarzy w zbieraniu, a także prowadzeniu dokumentacji. System do zarządzania cmentarzami jest wygodny i łatwy w użyciu. Interaktywny Administrator Cmentarzy spełnia wszystkie wymogi ustawy o cmentarzach i chowaniu zwłok. Jest przeznaczony zarówno dla wielkich nekropolii jak i małych cmentarzy. System wspomaga pracę administratora we wszystkich potrzebnych zakresach: zarządzanie dokumentacją, tworzenie raportów, wystawianie potwierdzeń i dokumentów, fakturowanie.