Administratorzy cmentarzy zbierają zastrzeżenie dysponenta najczęściej w celu otrzymania informacji kogo można lub nie można pochować w danej mogile.
Zastrzeżenie dysponenta: opisywanie i przechowywanie
Zastrzeżenie dysponenta najczęściej dotyczy informacji kogo można, lub kogo nie można pochować w danym
grobie. Informacja, że dana mogiła podlega zastrzeżeniu powinna być zapisana w księdze grobów dostępna w administracji cmentarza. Natomiast, dokument powinien być przechowywany w odpowiedni sposób, który pozwoli na jego łatwe odnalezienie.
W nowoczesnym systemie do zarządzania cmentarzami Interaktywny Administrator Cmentarzy (IAC) skany zastrzeżeń przypięte są do danego grobu w programie, gdzie zawsze można podejrzeć ich treść. System posiada e-bibliotekę wszystkich zastrzeżeń i innych dokumentów cmentarnych.
Jak należy gromadzić i przechowywać informacje o zastrzeżeniach?
Informacje o zastrzeżeniach wprowadzamy do:
- systemu informatycznego, na którym pracujemy administracja cmentarza
- księgi grobów
- karty grobu
Do dokumentacji cmentarnej wpisujemy informację o numerze zastrzeżenia, jednak nie wprowadzamy jego dokładnej treści. Oryginały zastrzeżeń przechowujemy w segregatorach lub przy kartach grobów zgodnie z przyjętym schematem przez administrację. Zastrzeżenia wkładamy do segregatorów zgodnie z rocznikami – każdy rok oddzielamy zakładką. Znając rok wprowadzenia zastrzeżenia z łatwością je odnajdziemy.
Księgi osób pochowanych to nie miejsce na gromadzenie zastrzeżeń
Często administratorzy cmentarzy wpinają/wpisują zastrzeżenia przy pochowanym do ksiąg osób pochowanych, jednak tak nie powinno być. Kiedy następuje dochowanie osoby zmarłej do istniejącej mogiły, administrator musi przejrzeć wpisy wszystkich pochowanych w danym grobie w księgach osób pochowanych. To działanie pozwoli nam odnaleźć szybko treść tego zastrzeżenia lub upewnić się czy przy którymś z pochowanym nie widnieje taki dokument.
Administratorzy nekropolii, którzy pracują w systemie Interaktywny Administrator Cmentarzy (IAC) wiedzą, że program tworzy takie księgi w sposób automatyczny.
W jaki sposób należy uporządkować zastrzeżenia dysponentów z poprzednich lat?
Administratorzy cmentarzy, którzy na własną rękę zdecydowali się na uporządkowanie dokumentów zastrzeżeń, powinni przenieść je z ksiąg osób pochowanych i ułożyć rocznikowo w segregatorach. Informacje o zastrzeżeniach wprowadzamy: do systemu informatycznego, księgi grobów lub karty grobu.